Datenschutzvereinbarung im Rahmen des Iventa Postbox-Service gemäß den Bestimmungen der europäischen DSGVO (EU/2016/6979) bzw. dem österreichischen DSG 2000 sowie dessen Begleitgesetze
Sehr geehrter Kunde!
Im Rahmen des Iventa Postbox-Service werden Ihnen über das Iventa Kandidatenportal online die Daten von Kandidaten zur Verfügung gestellt, welche diese wiederum über unser Bewerberportal www.bewerben.iventa.eu zur Verfügung gestellt haben. Kandidaten im Iventa Bewerberportal müssen den Datenschutzrichtlinien gemäß DSGVO (EU/2016/679) bzw. DSG 2000 der Iventa Gruppe zustimmen bevor eine Bewerbung abgeschickt werden kann. Bei jeder Bewerbung muss der Kandidat zustimmen, dass wir die Unterlagen unserem Auftraggeber, der nicht genannt werden möchte, zur Verfügung stellen. Damit bewahren wir Ihre Anonymität während des Projektes.
Gleichzeitig sichern wir unseren Kandidaten eine vertrauliche und den Datenschutzrichtlinien entsprechende Handhabe der Bewerbung zu. In gleichem Maße müssen wir Sie daher auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in der weiteren Verarbeitung der Unterlagen aufmerksam machen.
Bezugnehmend auf die DSGVO gelten folgende Bestimmungen:
Im Rahmen des abgeschlossenen Vertrages für die Durchführung eines Postbox-Auftrages werden Ihnen im Laufe des Projektes gemäß Artikel 6 DSGVO (EU/2016/679) vertrauliche Unterlagen sowie personenbezogene Daten von Kandidaten zur Verfügung gestellt. Diese Daten sind ausschließlich für Sie als unseren Auftraggeber bestimmt und für den vereinbarten Vertragsgegenstand des Postbox-Service zweckgebunden. Der Ordnung halber informieren wir Sie, dass Sie gemäß Artikel 17 DSGVO nach Abschluss des Projektes die Daten ohne Einverständniserklärung des Kandidaten weder weiterverwenden noch weiterhin speichern dürfen. Die Daten müssen daher von Ihnen nach Abschluss des Projektes gelöscht werden oder die entsprechende Einwilligungserklärung der Kandidaten von Ihrem Unternehmen direkt eingeholt werden. Es ist Ihnen generell nicht erlaubt die Daten an Dritte weiterzugeben, insbesondere nicht an Drittländer oder internationale Organisationen (Kapitel V, DSGVO (EU/2016/679)).
Sollten Bewerbungsunterlagen an verbundene Unternehmen weitergeleitet werden so haften Sie für die Einhaltung der entsprechenden Datenschutzrichtlinien für diese(s) Unternehmen. Wir empfehlen Ihnen eine entsprechende Vereinbarung auch für den innerbetrieblichen Austausch zu treffen.
Alle gemäß DSGVO erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen sind zu treffen. insbesondere dürfen für die Bearbeitung der Unterlagen nur solche Mitarbeiter herangezogen werden, die sich Ihnen gegenüber zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet haben oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Sofern der Kandidat es wünscht, müssen alle notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Erfüllung der Auskunfts-, Richtigstellungs- und Löschungspflicht in Ihrem Unternehmen erfüllt sein.
Grundsätzlich erfährt der Kandidat bei der anonymen Postbox nicht, an wen wir die Unterlagen weitergeleitet haben. Dieser Handhabe stimmt der Kandidat im Rahmen der Datenschutzerklärung zu, kann diese Zustimmung jedoch jederzeit widerrufen. Daher werden wir Sie gegebenenfalls informieren bzw. Ihre Anonymität im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten entsprechend bewahren.
Mit der Nutzung des Kandidatenportals sind Sie verpflichtet alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten, und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter datenschutzrechtlich entsprechend unterwiesen worden sind und werden Iventa schad- und klaglos halten bzw. freistellen, sollten Ansprüche wegen Rechtsverstößen von Ihrem Unternehmen gegen Iventa geltend gemacht werden.
Diese Vereinbarung wird 1x mit dem Kunden abgeschlossen und gilt für jeden weiteren Auftrag mit Postbox-Service bei Iventa.
Im Sinne der einfacheren Lesbarkeit wurde auf die genderneutrale Formulierung verzichtet. In jedem Fall sprechen wir Kandidaten und Kandidatinnen, Kunde und Kundinnen, Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen, Auftraggeber und Auftraggeber und Auftraggeberinnen an.